3 trucos para ahorrar tiempo en PowerPoint
¿Dedicas mucho tiempo a hacer tus presentaciones? Seguro que sí, más del que te gustaría. Primero hay que recopilar, preparar y redactar la información, que ya lleva su tiempo. Y luego viene el paso más pesado, darle forma en PowerPoint. Nos pasa a todos. Pero la buena noticia es que hay formas de ahorrar tiempo con solo cambiar algunas de las acciones más repetidas a la hora de hacer tus presentaciones.
Aquí te dejamos 3 trucos que, de verdad, te ahorrarán mucho, mucho tiempo si las pones en práctica. También puedes descargarte aquí un kit de iconos atractivos totalmente gratuitos para hacer tus presentaciones más atractiva e impactantes, o si lo prefieres puedes descargarte una plantilla totalmente editable aquí.
Copiar y pegar es cosa del pasado
Si, del pasado. Ahorrarás mucho tiempo si en vez de utilizar ctrl+c y ctrl+v simplemente seleccionas el objeto que quieres copiar con la tecla ctrl presionada y arrastras el objeto en cuestión. Además, puedes aprovechar para colocar el duplicado en su sitio. Estos son los clics que haces con cada opción:
ctrl+c y ctrl+v:
- Seleccionar objeto
- ctrl+c
- ctrl+v
- Seleccionar nuevo objeto y colocarlo
ctrl+clic:
- Seleccionar objeto
- Arrastrar y colocar
¿Ves? Justo la mitad de clics. Sin soltar el ratón y en solo un clic tendrás tu duplicado. Piensa la cantidad de veces que copias y pegas elementos en PowerPoint y verás cómo ahorras tiempo con este truco. Por cierto, si mantienes apretada también la tecla mayúscula, harás la copia en línea recta.
La tecla F4 o tecla “hazlo otra vez”
El día que descubrimos la tecla F4 marcó un antes y un después en nuestra forma de trabajar con PowerPoint. Cada vez que la presiones, repetirá exactamente la última acción que hayas realizado, tantas veces como quieras. Tan sencillo como apretar un botón.
Vamos a ver un ejemplo. Voy a hacer un gráfico con ovejas y cadenas de ADN. Lo primero, por supuesto, es insertar las dos imágenes. Después, poniendo en práctica el truco número 1, (recuerda, ctrl+clic) duplico ambas, como ves en la siguiente imagen. Ya tengo dos ovejas y dos cadenas de ADN.
Y ahora es cuando la tecla F4 hace su magia. Pongamos que para mi gráfico necesito 5 figuras de cada una. Fácil. Presiono la tecla F4 tres veces y ¡voilá!, ya tengo mis 5 parejas en un par de segundos:
Claro que ahora que lo veo, me gustaría alinear cada oveja con su ADN, que me ha quedado todo algo desequilibrado. No pasa nada. Alineo la primera pareja. Y después, selecciono cada pareja y presiono F4. ¡Listo!
Formatear objetos. Una vez.
Si te pasas el día dando formato a las formas y cajas de texto, este truco es para ti. PowerPoint es un programa que nos encanta, pero tiene sus cosas (como todos). Por ejemplo, cuando insertas una forma, por defecto vendrá con contorno… que casi nadie quiere utilizar.
Para quitarla, lo habitual es seleccionar la forma y acceder a Contorno de forma → Sin contorno. Pero hacerlo cada vez que insertas una forma es tedioso y además, te hace perder mucho tiempo. En su lugar, selecciona la forma y formatéala como quieras, dale un nuevo color y quítale el contorno, por ejemplo.
Cuando la tengas formateada a tu gusto, selecciónalo y con el botón derecho del ratón presionado, haz clic en “ Establecer como forma predeterminada”.
Ya está. Cada vez que insertes una nueva forma, aparecerá sin contorno, y en el color que hayas establecido como predeterminado. Sigue los mismos pasos (dar formato y establecer como forma predeterminada) para las cajas de texto. ¡Ahorrarás mucho tiempo, seguro!
